Klantcase: Akelei Huisartsenzorg
In een Geïntegreerd Eerstelijns Centrum (GEC) in Den Haag bevindt zich Akelei Huisartsenzorg. Onder Akelei Huisartsenzorg bevinden zich vier huisartsenpraktijken en vijf huisartsen. Met een team groter dan 30 mensen doen zij hun uiterste best om de best mogelijke zorg te leveren. Om optimaal bereikbaar te zijn maken ze sinds eind januari 2021 gebruik van Vcare. We spraken met Barbara Hensen-de Jong, praktijkmanager, en Nikita Drenth, management- & doktersassistente bij Akelei Huisartsenzorg.
“Omdat ons vorige platform gedateerd was zochten we iets nieuws” vertelt Barbara. “We moesten dus over op een ander communicatieplatform, toen heb ik een offerte aangevraagd bij Vcare. Met Vcare had ik een inspirerend gesprek en daarnaast biedt Vcare ons een gebruiksvriendelijk systeem aan. Ik vind het belangrijk dat de doktersassistenten prettig met het systeem kunnen werken. En voor de doktersassistenten was het een makkelijkere omgeving om mee te werken. Ze hebben nu meer inzicht in de wachtrij en de koppeling met Medicom werkt heel prettig.”
praktijkmanager
Favoriet: de koppeling met Medicom
Nikita vult aan: “Deze koppeling met Medicom is inderdaad heel fijn. Hierdoor worden telefoonnummers herkend en kan je meteen het dossier van bijbehorende patiënt openen. Daarnaast bevalt Vcare ook erg goed.” Barbara is het hiermee eens: “het is heel belangrijk dat een assistente het juiste dossier opent wanneer ze belt, dan vergeet ze minder en is er minder kans op fouten. Verder scheelt het Vcare communicatieplatform ons kostbare tijd. Er zijn maandagen waarop we wel 500 keer gebeld worden. Als je dan een paar seconden bespaart op elk telefoontje telt dat wel op.”
“Naast Vcare Operator en de koppeling met Medicom gebruiken we onder andere Pharma repeat. Ook dit heeft positief effect gehad op ons werk. Voorheen hadden we een bandje waar mensen hun aanvragen voor medicijnen op inspraken. Deze moest je volledig terugluisteren wanneer je iets niet verstond. Maar met Pharma repeat kan ik gewoon een stukje terugspoelen” vertelt Nikita.
De overstap naar Vcare
Barbara vertelt verder over de overgang naar het Vcare communicatieplatform: “Met de komst van Vcare hebben we een hele ICT upgrade doorgevoerd. Naast dat we overgingen op het Vcare communicatieplatform werken onze assistenten nu ook met twee schermen. Hierdoor hebben ze meer overzicht. De wachtrij in de Vcare operator helpt hier ook bij. De doktersassistenten kunnen makkelijker patiënten overdragen aan collega’s maar bijvoorbeeld ook mensen die per ongeluk opgehangen hebben en terugbellen eerder uit de wachtrij halen. Ze hebben meer controle over hun eigen wachtrij.”
“Het contact met Vcare was erg prettig” vervolgt Barbara. “De implementatie van het Vcare communicatieplatform was ook erg goed. Ik was erg onder de indruk toen ze me vertelden dat ze de overstap tijdens de lunchtijd geregeld konden hebben, en nog meer toen het daadwerkelijk zo was. Wel is het belangrijk om te kijken of het stroomschema wat Vcare levert werkt voor jouw praktijk, zodat je zeker weet dat dit klopt.”
“Met de overstap naar Vcare kregen we ook nieuwe telefoontoestellen en headsets. Het belang van goede apparatuur valt pas op wanneer je de oude apparatuur vervangt. We hebben veel oudere patiënten dus gesprekskwaliteit is belangrijk zodat je ze goed kan verstaan.” Daarop vult Nikita aan: “je hoort ook gewoon goed met de headset. Er is minder storing op de lijn dan bij ons vorige platform, deze lijn levert duidelijk geluid.”
Eenvoudig in gebruik
“Wat ik andere doktersassistenten zou willen meegeven?” vraagt Nikita, “Het is fijn om in het begin ingewerkt te worden op Vcare Operator. Maar daarna heb je het eigenlijk heel snel onder de knie, het systeem spreekt echt voor zich. Daarnaast vind ik de support ook erg fijn. Wanneer je belt wordt je meteen goed geholpen en ik word ook nog wel eens om terugkoppeling gevraagd over de mail. Dat vind ik prettig.”
